Tiedekirjasto Tritonian asiakasrekisterin tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679), artiklat 13 ja 14
Laatimispvm 22.5.2018, päivitetty 8.1.2020, päivitetty 23.6.2021, päivitetty 27.11.2023, päivitetty 25.3.2024.
 

1. Rekisterinpitäjä

Vaasan yliopisto /Tiedekirjasto Tritonia
Wolffintie 34
65200 VAASA
Y-tunnus 0209599-8
Puhelin: 029 449 8000
Sähköposti tietosuoja(at)uwasa.fi

 

2. Rekisterinpitäjän edustaja ja yhteyshenkilöt

 

Kirjastonjohtaja Anne Lehto
Wolffintie 34, 65200 Vaasa
+358 29 449 8620
anne.lehto(at)uwasa.fi

3. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Sami Kinnunen
Sähköposti: tietosuojavastaava(at)uwasa.fi
Puhelin: 0443248761

 

4. Rekisterien nimet

Tiedekirjasto Tritonian kirjastojärjestelmän asiakasrekisteri

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tiedekirjasto Tritonia on seuraavien korkeakoulun kirjasto:

• Vaasan yliopisto
• Vaasan ammattikorkeakoulu
• Yrkeshögskolan Novia (Vaasan ja Pietarsaaren yksiköt)
• Centria ammattikorkeakoulu (Pietarsaaren kampus)

Tritonia käyttää kirjastojärjestelmän asiakasrekisteriä kirjaston asiakassuhteiden hoitamiseen.

 

6. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Rekisteröity antaa kirjastolle suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn täyttämällä kirjastokorttilomakkeen ja anomalla kirjastokorttia.

7. Tietosisältö ja säilytysajat

Rekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot:

• asiakkaan nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• asiakasryhmätiedot lainaustoimintoja varten
• tilastointiryhmätunnus lainauksen tilastollista laskentaa varten
• kirjastokortin numero
• salasana (PIN-koodi) tunnistautumista varten
• tiedot asiakkaan lainaamasta aineistosta
• tiedot asiakkaan aineistovarauksista
• tiedot asiakkaan maksuista
• tiedot vanhentuneista yhteystiedoista, mahdollisista valtakirjoista sekä palauttamattomien lainojen ja maksamattomien maksujen aiheuttamista toimenpiteistä

Kirjastokortti on voimassa 5 vuotta. Vanhentuneet kirjastokortit poistetaan järjestelmästä. Inaktiiviset asiakkaat poistetaan järjestelmästä 3 vuoden kuluessa. Vaihto-opiskelijoiden kortin voimassaoloaika on 1v. Paperilomakkeita säilytetään 3 vuotta (Vaasan yliopiston arkistointiohje).

 

8. Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan

Tietolähteinä käytetään:

• asiakkaan ilmoittamat ja tietojärjestelmään tallentamat tiedot
• julkiset osoite- ja puhelinnumeropalvelut
• kirjaston toiminnassa tallentuvat tiedot

Muutosten ilmoittaminen on asiakkaan vastuulla. Perintätapauksissa osoitetiedot voidaan tarkistaa Väestörekisteristä.

9. Tietojen siirto tai luovuttaminen

Asiakkaan henkilö-, lainaus- ja maksutietoja voidaan luovuttaa laskutusta ja perintää varten kirjaston ulkopuolisille tahoille (Certia). Tilastotietoja luovutetaan kansalliseen yhteistilastoon (ei sisällä henkilötason tietoja).

Finna.fi-hakupalvelua käytettäessä tietoja siirtyy palveluun, kun asiakas kirjautuu palveluun Tritonian kehysorjanisaatioiden tunnuksilla tai kirjastokortilla (ks. Kansalliskirjaston Finna-palvelun tietosuojailmoitus).

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirrettä EU tai ETA alueiden ulkopuolelle.

 

11. Henkilötietojen suojaamisen periaatteet

Yliopisto rekisterinpitäjänä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä.

• Manuaalinen aineisto
  • Asiakkaiden täyttämät asiakastietolomakkeet säilytetään 3 vuotta lukitussa tilassa.
• Automaattisesti käsiteltävät tiedot
  • Asiakasrekisteri on Tritonian kehysorganisaatioiden Tritoniassa työskentelevän henkilöstön sekä kirjastojärjestelmän ylläpidosta vastaavien IT-suunnittelijoiden käytettävissä työtehtävien edellyttämässä laajuudessa henkilökohtaisilla tunnuksilla. Asiakasrekisterin sisältävä palvelin on Tieteen tietotekniikan keskus CSC:n valvotuissa tiloissa. Palvelimen käyttöoikeus on ylläpitohenkilökunnalla.

Kirjaston henkilökuntaa sitoo vaitiolovelvollisuus.

12. Automatisoitu päätöksenteko

Automaattisia päätöksiä ei tehdä.

13. Rekisteröidyn yleiset oikeudet

Rekisteröidyllä on

• oikeus tarkastaa rekisterinpitäjältä mitä häntä koskevia henkilötietoja on rekisteriin tallennettu
• oikeus vaatia että saa puutteelliset henkilötiedot täydennettyä sekä että Vaasan yliopisto oikaisee rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä
• oikeus saada poistettua henkilötietonsa ilman aiheetonta viivytystä, edellyttäen että
  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
  • rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta
  • henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti
  • henkilötiedot on poistettava Euroopan unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
• rajoittaa ja vastustaa käsittelyä jos
  • rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansa pitävyyden
  • käsittely on lainvastaista tai rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista
  • rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
  • rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä 21 artiklan 1 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.
• oikeus peruuttaa suostumus
• oikeus peruuttaa antamansa suostumus, milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritettuun käsittelyn lainmukaisuuteen, jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Rekisteröidyllä voi olla oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, mikäli kyseessä on sellainen tieto, johon kyseinen oikeus soveltuu.

Neuvoja ja ohjeistusta rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa antaa tietosuojavastaava.

14. Muut informoitavat tiedot

Palvelun käytöstä syntyy lokimerkintöjä, joita käytetään palvelun tietoturvallisuudesta huolehtimiseen, palvelun tekniseen kehittämiseen sekä vikatilanteiden havaitsemiseen, estämiseen ja selvittämiseen (Tietoyhteiskuntakaari (917/2014) 138§, 141§, 144§, 272§). Lokeja säilytetään näihin tarkoituksiin tarvittava aika eikä niitä käytetä muuhun tarkoitukseen.

 

15. Tietosuojailmoituksen muuttaminen

Vaasan yliopisto/ Tiedekirjasto Tritonia kehittää jatkuvasti toimintaansa ja pidättää itselleen oikeuden päivittää tätä tietosuojailmoitusta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.

Suosittelemme että tarkistat tämän ilmoituksen aika ajoin.

Merkittävissä muutoksissa joissa tietosuojailmoituksemme muuttuu olennaisesti, voimme ilmoittaa asiasta myös muulla tavoin ennen muutoksen voimaantuloa.